Fulda. Die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Partnern wird in zunehmendem Maß über das Medium E-Mail abgewickelt – das ist schnell, effektiv und spart Porto. Dabei werden von der einfachen Termin-Erinnerung über den Austausch von Dokumenten bis hin zu Angeboten, Rechnungen, Vertragstexten und Auftragsbestätigungen jegliche Arten von Informationen ausgetauscht. Während es bei Briefen und Faxen bereits seit jeher üblich ist, diese geschäftsrelevanten Dokumente nach Vorgabe des Gesetzgebers mindestens zehn Jahre aufzubewahren, ist vielen Unternehmern nicht bewusst, dass diese Archivierungspflicht auch für eine elektronische Korrespondenz gilt, wenn es sich dabei um unternehmenskritische Daten handelt.
NETHINKS-Geschäftsführer Uwe Bergmann kennt die Problematik, der sich sowohl KMU als auch größere Konzerne gegenübersehen: „Die Fragestellungen, mit der sich die Verantwortlichen innerhalb der Unternehmen beschäftigen müssen, lauten dabei: Wie kann ich sicherstellen, dass die relevanten E-Mails archiviert werden, ohne dass dies meine Arbeitsabläufe behindert? Und wie kann ich im Zweifelsfall ganz gezielt nur die E-Mails aus dem Archiv zugänglich machen, die zum Beispiel ein Prüfer vom Finanzamt anfordert – und keine einzige darüber hinaus mehr?“
Im kostenfreien Business Breakfast „Archivierungspflicht für E-Mails im Fokus“ am Donnerstag, 16. Februar 2012, von 9.00 bis 12.00 Uhr im Fuldaer ITZ, erläutert das NETHINKS-Team in Kooperation mit Rüdiger Neidert von der Kanzlei Neidert-Rechtsanwälte zunächst die rechtlichen Aspekte. Dabei steht der Fuldaer Anwalt den Teilnehmern auch für individuelle Problemstellungen zur Verfügung. Im zweiten Teil der Veranstaltung werden die technischen Details und die organisatorische Umsetzung durch NETHINKS-Mitarbeiter Bastian Marmetschke vorgestellt.
Die Teilnehmer des Business Breakfast haben so die Möglichkeit, sich in ungezwungener Atmosphäre bei frischem Kaffee und belegten Brötchen umfassend über ihre Pflichten und effektive Lösungsansätze hinsichtlich E-Mail-Korrespondenz in Unternehmen zu informieren und können nebenbei andere IT-Leiter und Geschäftsführer regionaler Unternehmen kennenlernen und deren Vorgehensweise mit den eigenen vergleichen. Nach den Vorträgen, die allesamt einen hohen Praxisbezug aufweisen, bleibt genügend Zeit für Fragen und einen gegenseitigen Austausch. Eine Anmeldung zum kostenfreien Business Breakfast wird aufgrund begrenzter Teilnehmerplätze erbeten unter www.nethinks.com/bb-mailarchivierung.